Opleidingsplannen in 2024: wat zijn nu de verplichtingen voor Belgische werkgevers?

Sinds de lancering van de Belgische arbeidsdeal, leven wat misverstanden onder werkgevers wat nu verwacht wordt van hen in functie van opleidingsplannen. In dit artikel doen we een poging om helderheid te scheppen.

Wat verandert er precies vanaf 2024?

Deze concrete zaken veranderen in 2024 op vlak van opleidingsplannen:

1. Van vrijblijvend naar verplicht
   Vroeger was het opmaken van opleidingsplannen vrijblijvend, vanaf 2024 worden ze verplicht op te stellen.
2. Van grotere bedrijven naar kleine ondernemingen
   Opleidingsplannen waren vroeger een zorg voor grote organisaties, in 2024 worden ze verplicht vanaf 20 werknemers (voor sommige sectoren zelfs vanaf werknemer #1).
3. Van collectief naar individueel
   Vanaf 2024 worden opleidingsplannen per werknemer een verplichting, vroeger was dat op bedrijfsniveau.
4. Van ad hoc naar een minimum hoeveelheid
   Daar waar opleidingen vroeger ad hoc werden ingeboekt, zijn er vanaf 2024 minimum 5 dagen opleiding per medewerker verplicht (tenzij er op sectoraal niveau uitzonderingen gedefinieerd werden).
5. Van eigen administratie naar verplichte rapportage
   In de loop van 2024 zullen werkgevers verplicht worden om de gevolgde opleidingen te registreren bij de overheid.

Wat zijn opleidingsplannen, en wat is nog NIET verplicht?

Het is zeldzaam om het Belgische staatsblad te kunnen citeren om duidelijkheid te scheppen over een definitie, maar dit keer is het toch raak:

Opleidingsdocument: een document opgesteld hetzij onder papieren, vorm, hetzij onder elektronische vorm, waarin de opleidingen worden opgelijst alsook de doelgroep van werknemers waarvoor ze bestemd zijn.

Men spreekt dus NIET over:

• Competenties
• Skills
• Software
• Certificaten
• Strategie
• Budgetten

Hoewel sommige elementen uit het bovenstaande lijstje heel nuttig kunnen zijn om in kaart te brengen, zijn ze allerminst een verplichting.

Voor welke bedrijven wordt een opleidingsplan nu verplicht?

Een opleidingsplan is geen nieuw concept: heel veel bedrijven hebben zo'n ding al opgemaakt.

• Oftewel doen ze dat uit eigen initiatief, omdat ze strategisch bezig zijn met opleidingen voor hun medewerkers.
• Oftewel doen ze dat verplicht, omdat een wet hen daartoe verplicht. (bijvoorbeeld de welzijnswet)

Vanaf 2024 worden opleidingsplannen verplicht voor alle Belgische bedrijven die minstens 20 werknemers (omgerekend naar voltijdse equivalenten) in dienst hebben.

Waar moet rekening mee gehouden worden bij de opmaak van een opleidingsplan?

Ondanks de simplistische definitie van "opleidingsplan", verwacht de wetgever meer dan een willekeurig lijstje opleidingen voor groepen werknemers.

De arbeidsdeal definieert expliciet dat er vanaf 2024 met een aantal zaken rekening moet gehouden worden bij de opmaak van zo'n opleidingsplan:

1. Risicogroepen
   Uit de opleidingsplannen moet blijken dat de werkgever veel zorg draagt voor de risicogroepen binnen de onderneming. Dit zijn bijvoorbeeld 50-plussers, jongeren die nog geen 26 jaar zijn, werknemers die onlangs aangenomen werden, personen die niet-werkend waren op het moment van aanwerving, of werknemers die een verminderde arbeidsgeschiktheid hebben.
2. Knelpuntberoepen
   Werknemers die een knelpuntberoep uitoefenen, moeten extra aandacht krijgen in de opleidingsplannen. Dan gaat het bijvoorbeeld over boekhouders, wegenwerkers of schoonmakers.
3. Genderdimensie
   Er mag geen onevenwicht qua (niveau/type/hoeveelheid) opleiding tussen de geslachten af te leiden zijn uit de opleidingsplannen.
4. Minimumduurtijd
   Een opleidingsplan moet betrekking hebben op minstens één jaar. Dat hoeft niet per se een kalenderjaar te zijn, maar de wetgever houdt weinig rekening met organisaties die daarvan wensen af te wijken (door bijvoorbeeld hun boekjaar te willen volgen).

Welke opleidingen moeten in het opleidingsplan?

Een opleidingsplan moet vanaf 2024 zeker 2 soorten opleidingen bevatten:

1. Formele opleidingen
Formele opleidingen kunnen geïnterpreteerd worden als "klassieke" opleidingen. Hierbij is er een individue of een organisatie die de opleiding ontwikkelde, en die de kennisoverdracht organiseert op een locatie (anders dan de werkplek) voor een groep werknemers.

Denk hierbij aan studiedagen, officiële opleidingen (zowel kort als langdurig), of training.

2. Informele opleidingen
Zodra er een graad van zelforganisatie aan te pas komt, spreken we over informele opleidingen. Klassieke voorbeelden die veel gebruikt worden zijn conferenties of e-learnings. Het spreekt voor zich dat deze type opleidingen kritischer worden geëvalueerd.

Voorbeelden zijn bijvoorbeeld workshops, studiedagen, lerende netwerken, zelfstudie, beursen, coaching, on-the-job training, enz...

Wat moet er in een opleidingsplan staan?

Voor de volledigheid herhalen we hier even wat er inhoudelijk in een opleidingsplan hoort. Dit hoofdstukje bevat geen nieuwe verplichtingen die vanaf 2024 in voege treden.

Afhankelijk van het paritair comité waaronder je bedrijf valt, kan er soms afwijkend advies geformuleerd worden, maar de volgende elementen zijn een gemene deler in de meeste opleidingsplannen.

• De naam van de opleiding (bv. "Duurzaam HR-beleid")
• Wanneer is deze opleiding ingepland (bv. "Oktober 2024")
• Om welke soort opleiding gaat het (bv. "Formele opleiding")
• Wie zal deze opleiding volgen (bv. "2 bedienden: Els en Jan")
• Hoe lang duurt deze opleiding (bv. "1 dag")
• Wie geeft deze opleiding (bv. "Bedrijf X")
• Waar gaat deze opleiding door (bv. "In-company")
• Wat kost deze opleiding (bv. "€ 100")

Hoeveel opleidingstijd is verplicht?

Sinds 2024 is het zogenoemde "individueel opleidingsrecht" zeer duidelijk afgebakend voor werknemers:

Als er geen uitzonderingen geconcretiseerd werden in het paritair comité van de werkgever:

• Indien minder dan 10 werknemers in dienst:
  Geen minimum quota inzake opleidingsverplichtingen.
• Indien minstens 10 en minder dan 20 werknemers in dienst:
  Minstens één opleidingsdag per voltijdse werknemer per jaar.
• Indien 20 of meer werknemers in dienst:
  5 opleidingsdagen per voltijdse werknemer in 2024.

Als er wél uitzonderingen geconcretiseerd werden op het paritair comité van de werknemer, moet het CAO geraadpleegd worden. Dit zal sowieso minstens twee opleidingsdagen per voltijdse werknemer per jaar zijn, maar het precieze volume kan sterk verschillen van sector tot sector. Enkele willekeurig voorbeeldje:

• In het paritair comité van de bedienden (PC 200) werden er voor 2024 3 opleidingsdagen per werknemer vastgelegd voor bedrijven vanaf 20 werknemers
• In het paritair comité van de bouw (PC 124) werden 2,5 opleidingsdagen vastgelegd voor 2024 per werkenemer vanaf 20 werknemers in dienst

Noemenswaardige voetnoten:

• Het opleidingsrecht per werknemer per jaar wordt herberekend op basis van de tewerkstellingsgraad
• Een opleidingsdag wordt berekend als een normale werkdag voor een voltijdse werknemer
• Opleidingsdagen mogen overgedragen worden naar volgende jaren (dit kan slechts beperkt)
• Alle quota gelden enkel voor medewerkers in dienst (bv. het opleidingsrecht van interim krachten moet door het uitzendkantoor geregeld worden)

Wat moet er verplicht per werknemer bijgehouden worden?

Naast het bijhouden van een opleidingsplan, is het ook verplicht om vanaf 2024 een jaarlijkse opleidingsfiche per werknemer bij te houden (door de werkgever). Dit noemt men officieel "de individuele opleidingsrekening".

Deze fiche moet een aantal gepersonaliseerde details bevatten die gerelateerd zijn aan de opleidingen (en bij voorkeur dus gekoppeld zijn aan de parameters uit het opleidingsplan), met name:

1. Het opleidingskrediet (= opleidingsrecht)
   Dit is het totaal aantal opleidingsdagen waar de werknemer dit jaar recht op heeft.
2. Gevolgde opleidingstijd
   Hoeveel dagen (of uren) opleiding heeft de werknemer reeds genoten dit jaar.
3. Resterende opleidingstijd
   Hoeveel dagen (of uren) opleiding heeft de werknemer dit jaar nog recht op.
4. Over te dragen opleidingstijd
   Hoeveel dagen (of uren) opleiding zal de werknemer overdragen naar volgend jaar.

Werknemers moeten deze fiche ten allen tijde kunnen raadplegen.

Welke deadlines hangen aan het opleidingsplan?

• 1 januari
  Een opleidingsplan moet in de loop van het 1ste kwartaal van een (kalender)jaar ingediend worden, maar mag met terugwerkende kracht starten per 1 januari.
• 15 maart
  Voor kleine bedrijven (zonder ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging) moet het opleidingsplan ten laatste op 15 maart voorgelegd zijn aan alle werknemers.
• 31 maart
  Ten laatste op de laatste dag van het eerste kwartaal moet de inhoud van het opleidingsplan in voege treden.
• 30 april
  Ten laatste één maand na de inwerkingtreding moet het opleidingsplan digitaal geregistreerd zijn via de Federal Learning Account.
• Per kwartaal
  Per kwartaal dient de werkgever het aantal gevolgde (en resterende) opleidingsdagen per werknemer door te sturen naar de Federal Learning Account.

Wat is de Federal Learning Account?

De Federal Learning Account is een softwareplatform van de Federal Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Via die tool zullen werkgevers verplicht worden om:

1. Hun opleidingsplan te registreren aan het begin van het jaar
2. Elk kwartaal de geregistreerde opleidingen per werknemer door te geven

De Federal Learning Account werd halverwege 2024 beschikbaar gemaakt voor alle Belgische werkgever. Werkgevers zullen op 3 manieren de verplichte informatie kunnen registreren:

1. Manueel, via de gebruikersinterface
2. In batch, via het importeren van bestanden
3. Automatisch, via de API